اخبار و مقالات حسابداری آنلاین لاندا

جداول محوری یکی از قدرتمندترین ویژگی‌های اکسل است. یک جدول محوری به شما امکان می‌دهد گزارشی را از یک مجموعه داده دقیق و بزرگ استخراج کنید. در جدول زیر، داده‌های ما شامل 213 رکورد و 6 قسمت است که شامل شناسه سفارش، محصول‌، دسته‌، مقدار‌، تاریخ و کشور.

یک جدول محوری قرار دهید

برای درج جدول محوری‌، مراحل زیر را انجام دهید.

1. روی هر سلولی که در درون یک مجموعه داده وجود دارد، کلیک کنید.
2. در زبانه Insert‌، در گروه Tables‌، روی PivotTable کلیک کنید.

کادر گفتگوی زیر ظاهر می‌شود. اکسل به طور خودکار داده‌ها را برای شما انتخاب می‌کند. مکان پیش‌فرض یک جدول محوری جدید‌، صفحه کاری فعلی است.

1. تأیید را کلیک کنید.

بخشها را بکشید (Drag)

بعد از تایید کردن، قسمت PivotTable Fields ظاهر می‌شود. برای بدست آوردن مقدار کل صادر شده از هر محصول‌، قسمتهای زیر را به مناطق مختلف بکشید (Drag&Drop).

1. قسمت محصول در بخش Rows
2. قسمت مقدار در بخش Values
3. قسمت کشور در فیلتر منطقه

در  جدول زیر می‌توانید نتیجه را مشاهده کنید. Banana، محصول اصلی صادراتی ما است. جداول محوری به همین راحتی است!

مرتب‌سازی

برای قرار دادن موز در بالای لیست‌، جدول محوری را مرتب کنید.

1.  بر روی هر خانه درون ستون Sum of Amount کلیک کنید.
2. کلیک راست کرده و بر روی مرتب سازی‌، مرتب سازی بزرگترین تا کوچکترین کلیک کنید.

نتیجه را مشاهده کنید

فیلترکردن

از آنجا که قسمت Country را به قسمت Filters اضافه کردیم‌، می‌توانیم این جدول محوری را براساس Country فیلتر کنیم. به عنوان مثال‌، کدام محصولات را بیشتر به فرانسه صادر می‌کنیم؟

کافیست روی فیلتر کشویی کلیک کنید و France را انتخاب کنید.

نتیجه، سیب محصول اصلی صادراتی ما به فرانسه است.

توجه: شما فقط می‌توانید از فیلتر استاندارد (مثلث کنار Row Labels) فقط مقدار محصولات خاص را نشان دهید.

تغییر محاسبه خلاصه

به طور پیش فرض‌، اکسل با جمع آوری یا شمارش موارد‌، داده‌های شما را خلاصه می‌کند. برای تغییر نوع محاسبه ای که می‌خواهید استفاده کنید‌، مراحل زیر را انجام دهید.

1. بر روی هر خانه درون ستون Sum of Amount کلیک کنید.
2. کلیک راست کرده و روی Value Field Settings کلیک کنید.

     3. نوع محاسبه ای را که می‌خواهید استفاده کنید انتخاب کنید. به عنوان مثال‌، روی شمارش کلیک کنید.

     4- روی تأیید کلیک کنید.

نتیجه این کار، از 28 سفارش به فرانسه‌، 16 مورد مربوط به سیب بوده است.

 

جداول محوری دو بعدی

اگر فیلدی را به ناحیه Rows و Columns بکشید‌، می‌توانید یک جدول محوری دو بعدی ایجاد کنید. ابتدا یک جدول محوری وارد کنید. در مرحله بعد‌، برای بدست آوردن مقدار کل صادر شده به هر کشور‌، از هر محصول‌، قسمتهای زیر را به مناطق مختلف بکشید.

1. قسمت کشور به منطقه
2. قسمت محصول در قسمت ستون‌ها.
3. قسمت مقدار به قسمت
4. قسمت دسته بندی به قسمت Filters.

در زیر جدول محوری دو بعدی را می‌بینید.

هم اکنون که جداول محوری را آموختید، می‌توانید برای تهیه گزارش، یک نمودار محوری ایجاد کنید و یک فیلتر اعمال کنید. شاید در اوایل این راه، مسلط نباشید اما باز خاطر نشان می‌کنیم که یکی از ویژگیهای قدرتمند اکسل، جداول محوری است که اکسل ارائه می‌دهد.

از آنجا که در مقاله قبلی فرمول‌ها و توابع را بررسی کردیم و اکنون می‌توانید فرمول‌ها و عملکردهای دلخواه خود را به درستی وارد کنید‌، بیایید برخی از توابع اساسی Excel را بررسی کنیم.

1- SUM

تابع SUM اولین فرمولی است که باید در اکسل بدانید. معمولاً مقادیر انتخاب ستون‌ها یا ردیف‌ها را از محدوده انتخابی شما جمع می‌کند. تابع SUM به مانند شکل زیر نوشته می‍شود:

=SUM(number1, [number2], …)

به عنوان مثال، از تابع SUM می‌توانیم به مانند زیر، استفاده کنیم:                                         

 =SUM(B2:G2)

مثال بالا، یک انتخاب ساده‌ست که مقادیر یک سطر را جمع می‌کند.

=SUM(A2:A7, A9, A12:A15)

نمونه بالا نیز، یک مجموعه پیچیده که مقادیری از محدوده A2 تا A7 را جمع می‌کند‌، A8 را رد می‌کند‌، A9 را اضافه می‌کند‌، A10 و A11 را می‌پرد و سپس در نهایت از A12 به A15 اضافه می‌کند.

1. AVERAGE

تابع AVERAGE باید میانگین داده‌های ساده مانند میانگین تعداد سهامداران در یک مجموعه سهام مشخص را به شما یادآوری کند. تابع AVERAGE به مانند شکل زیر نوشته می‌شود:

=AVERAGE(number1, [number2], …)

به عنوان مثال، از تابع AVERAGE می‌توانیم به مانند زیر استفاده کنیم:

= AVERAGE (B2:B11)

نمونه بالا، یک میانگین ساده را نشان می‌دهد. همچنین مشابه تابع (SUM (B2: B11) / 10) نیز می‌باشد.

1. COUNT

تابع COUNT تمام سلولهای محدوده داده شده را که فقط مقادیر عددی دارند‌، می‌شمارد. این تابع مانند شکل زیر نوشته می‌شود:

=COUNT(value1, [value2], …)

برای نمونه، این تابع به گونه زیر نوشته می‌شود:

COUNT(A:A)

نمونه بالا، تمام مقادیر عددی را در ستون A می‌شمارد. با این وجود‌، باید دامنه داخل فرمول را برای شمارش ردیف‌ها تنظیم کنید.

1. COUNTA

مانند تابع COUNT‌، COUNTA با دقت تمام، سلول‌ها را شمارش میکند. با این حال‌، بدون در نظر گرفتن نوع‌، همه سلول‌ها را می‌شمارد. یعنی برخلاف COUNT که فقط اعداد را حساب می‌کند‌، تاریخ‌ها‌، زمان‌ها‌، رشته‌ها‌، مقادیر منطقی‌، خطاها‌، رشته خالی یا متن را نیز می‌شمارد. . این تابع مانند شکل زیر نوشته می‌شود:

=COUNTA(value1, [value2], …)

برای نمونه، این تابع به گونه زیر نوشته می‌شود:

COUNTA(C2:C13)

ردیف‌های 2 تا 13 را در ستون C بدون در نظر گرفتن نوع شمارش می‌کند. با این حال‌، مانند COUNT‌، نمی‌توانید از فرمول مشابه برای شمردن ردیف‌ها استفاده کنید. شما باید یک انتخاب را در داخل براکت انجام دهید. به عنوان مثال‌، COUNTA (C2: H2) ستون‌های C را به H محاسبه می‌کند.

1. IF

از تابع IF اغلب هنگامی‌استفاده می‌شود که می‌خواهید داده‌های خود را بر اساس منطق داده شده مرتب کنید. بهترین قسمت از فرمول IF این است که شما می‌توانید فرمول‌ها را تعبیه کنید و در آن کار کنید. تابع IF را بدین صورت می‌نویسیم:

=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

برای نمونه، این تابع به گونه زیر نوشته می‌شود:

=IF(C2<D3, ‘TRUE,’ ‘FALSE’)

تابع فوق، بررسی می‌کند که آیا مقدار C3 کمتر از مقدار D3 است. اگر منطق درست است‌، بگذارید مقدار سلول درست باشد‌، در غیر این صورت نادرست است. نمونه دیگر این مثال را می‌توان به صورت زیر نوشت:

=IF(SUM(C1:C10) > SUM(D1:D10), SUM(C1:C10), SUM(D1:D10))

مثال بالا، از یک منطق پیچیده IF تبعیت میکند. ابتدا C1 تا C10 و D1 تا D10 را جمع می‌کند. سپس مجموع را مقایسه می‌کند. اگر مجموع C1 تا C10 از مجموع D1 تا D10 بیشتر باشد‌، آنگاه مقدار سلول را برابر با C1 تا C10 می‌کند. در غیر این صورت‌، آن را به SUM C1 تا C10 تبدیل می‌کند.

1. TRIM

عملکرد TRIM اطمینان حاصل می‌کند که عملکردهای شما به دلیل وجود فضاهای بی نظم خطا را بر نمی‌گردانند. این اطمینان حاصل می‌کند که تمام فضاهای خالی از بین می‌روند. بر خلاف سایر عملکردهایی که می‌توانند روی طیف وسیعی از سلول‌ها کار کنند‌، TRIM فقط در یک سلول کار می‌کند. بنابراین‌، با اضافه کردن داده‌های تکراری در صفحه گسترده شما منفی است. تابع مربوطه مانند زیر نوشته می‌شود:

=TRIM(text)

برای نمونه، این تابع به گونه زیر نوشته می‌شود:

TRIM(A2)

تابع فوق، فضای خالی موجود در مقدار A2 سلول را حذف می‌کند.

1. MAX & MIN

توابع MAX و MIN در یافتن حداکثر تعداد و حداقل تعداد در محدوده ای از مقادیر کمک می‌کنند. تابع مربوطه مانند زیر نوشته می‌شود:

=MIN(number1, [number2], …)

برای نمونه، تابع MIN به گونه زیر نوشته می‌شود:

=MIN(B2:C11)

این تابع، حداقل تعداد را بین ستون B از B2 و ستون C از C2 تا ردیف 11 در هر دو ستون B و C پیدا می‌کند.

تابع MAX هم مانند تابع MIN نوشته می‌شود:

=MAX(number1, [number2], …)

برای نمونه، تابع MAX به گونه زیر نوشته می‌شود:

=MAX(B2:C11)

به همین ترتیب‌، حداکثر تعداد را بین ستون B از B2 و ستون C از C2 تا ردیف 11 در هر دو ستون B و C پیدا می‌کند.

منبع:نرم افزار حسابداری لاندا