فاکتور رسمی و فاکتور غیررسمی هر دو به عنوان اسناد حسابداری برای نمایش تراکنش‌های کسب و کارها استفاده می‌شوند؛ اما تفاوت‌های مهمی در مورد شکل، محتوا و قانونی بودن آن‌ها وجود دارد.

همانطور که می‌دانید، فاکتور رسمی، دارای قدرت قانونی بیشتری است و می‌تواند در موارد حقوقی و مالی مورد استناد قرار گیرد و از طریق سامانه‌ها و ابزارهای مختلف، اقدام به ایجاد فاکتور رسمی کنید؛ در حالی که فاکتور غیررسمی اغلب برای موارد غیررسمی و توافقات تجاری یا کسب و کاری کوچکتر به کار می‌رود.

فاکتور رسمی (صورتحساب رسمی) چیست؟

فاکتور رسمی یک سند رسمی و قانونی است که توسط کسب و کارها و شرکت‌ها صادر می‌شود. این فاکتورها به عنوان اسناد معتبر حسابداری به منظور ثبت تراکنش‌های تجاری و درآمدها به مشتریان استفاده می‌شوند. فاکتور رسمی معمولا شامل اطلاعاتی مانند نام و شماره ثبت شرکت، نام و آدرس مشتری، جزئیات کالاها یا خدمات ارائه شده، تعداد و قیمت واحد، مبلغ کل، مالیات و عوارض، مجموع پرداختی و شرایط پرداخت می‌باشد.

فاکتور رسمی معمولا بر روی سربرگ شرکت چاپ می‌شود و به توقیع یا مهر شرکت صادرکننده نیاز دارد. این فاکتورها از لحاظ حقوقی معتبر هستند و در صورت نیاز به دادگاه یا موارد قانونی دیگر قابل استناد می‌باشند.

محتویات یک فاکتور رسمی

محتویات یک فاکتور رسمی معتبر و قانونی، شامل موارد زیر می‌شود:

• سربرگ شرکت

فاکتور رسمی بر روی سربرگ شرکت چاپ می‌شود که شامل نام شرکت، آدرس، شماره تلفن، شماره ثبت و اطلاعات تماس دیگر می‌شود.

• شماره فاکتور

هر فاکتور رسمی دارای یک شماره منحصر به فرد است که برای ردیابی و مدیریت تراکنش‌ها استفاده می‌شود.

• تاریخ فاکتور

تاریخ صدور فاکتور به عنوان زمان تراکنش درج می‌شود.

• اطلاعات مشتری

شامل نام و نشانی مشتری یا مشتریانی است که به او یا آنها کالاها یا خدمات ارائه می‌شود.

• جزئیات کالا یا خدمات

اطلاعات دقیق در مورد کالاها یا خدمات ارائه شده، شامل توضیحات، تعداد، قیمت واحد و مبلغ کل، در این بخش ثبت می‌شود.

• مبلغ کل

مجموع مبلغ کل کالاها یا خدمات قرار دارد که باید از مشتری دریافت شود.

• مالیات و عوارض

در صورت لزوم، مقادیر مالیات و عوارض اضافه می‌شوند و مبلغ نهایی محاسبه می‌شود.

• مجموع پرداختی

مبلغ کل پولی که مشتری باید به شرکت پرداخت کند، شامل مبلغ کالاها، مالیات و عوارض است.

• شرایط پرداخت

شرایطی که مشتری باید برای پرداخت مبلغ معین را رعایت کند، مانند تاریخ سررسید و روش پرداخت.

• امضا یا مهر شرکت

فاکتور رسمی به توقیع یا مهر شرکت صادرکننده نیاز دارد تا تصدیق شود که اطلاعات و محتوای فاکتور صحیح است.

فاکتور غیررسمی چیست؟

فاکتور غیررسمی (یا همان فاکتور غیرقانونی) به عنوان یک اسناد غیررسمی و غیرقانونی برای نمایش تراکنش‌های کسب و کار به کار می‌رود. این نوع فاکتورها، به عنوان سندی توافقی بین دو طرف به کار می‌روند و معمولا بدون داشتن محدودیت‌ها و الزامات قانونی‌ای صادر می‌شوند.

اکثر فاکتورهای غیررسمی، شامل اطلاعات کلی در مورد محصولات یا خدمات و قیمت‌ها هستند و جزئیات حسابداری و حقوقی کمتری در آنها ذکر شده است. این نوع فاکتورها نیازی به سربرگ یا امضا شرکت ندارند و به عنوان موافقت کتبی بین طرفین مورد استفاده قرار می‌گیرند.

محتویات یک فاکتور غیررسمی

همانطور که بالاتر توضیح دادیم، این نوع فاکتور به عنوان یک سند توافقی بین دو طرف معامله استفاده می‌شود که به اندازه فاکتور رسمی اهمیت قانونی و حقوقی ندارد. محتویات یک فاکتور غیررسمی معتبر و قانونی، شامل موارد زیر می‌شود:

• سادگی

فاکتور غیررسمی به دلیل عدم الزامات قانونی کمتر و نیاز به اجرای فرمالیت‌های کمتر از نظر ظاهری و محتوا، ساده‌تر از فاکتور رسمی است.

• عدم نیاز به سربرگ یا مهر

این نوع فاکتور معمولا نیازی به سربرگ رسمی شرکت یا امضا و مهر شرکت ندارد؛ چرا که به عنوان یک سند توافقی به عمل می‌آید.

• محتوا

ممکن است محتوای فاکتور غیررسمی بسیار ساده‌تر از فاکتور رسمی باشد. اطلاعاتی مانند نام و آدرس مشتری، توضیح مختصری از محصول یا خدمات، قیمت و مبلغ کل ممکن است در این نوع فاکتور وجود داشته باشد، اما این اطلاعات به صورت کلی‌تر و اجمالی‌تر ارائه می‌شوند.

• محدودیت‌های حقوقی

فاکتور غیررسمی معمولا به عنوان سند توافقی تلقی می‌شود و در موارد قانونی و حقوقی ممکن است اثرات محدودی داشته باشد. در صورتی که نیاز به مدرکی با اهمیت حقوقی و قانونی دارید، فاکتور رسمی ترجیح داده می‌شود.

• استفاده در موارد کوچکتر

فاکتور غیررسمی به طور عمده برای تراکنش‌ها و توافقات کم‌حجمتر و غیررسمی‌تر به کار می‌رود. به عنوان مثال، در معاملات دوستانه، فروشگاه‌های کوچک، یا تراکنش‌هایی که نیازی به ارائه مدارک قانونی ندارند.

انواع فاکتورهای رسمی

مودیان موضوع آیین نامه ماده 95 ق.م.م، باید در هنگام فروش کالا و یا ارائه خدمات صورتحساب نوع اول یا نوع دوم به شرح زیر صادر و نگهداری کنند:

• فاکتور رسمی نوع اول

این نوع فاکتور باید شامل حداقل موارد زیر باشد:

• • شماره سریال چاپی یا ماشینی
  • تاریخ
  • اطلاعات هویتی شامل نام، نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی، شماره اقتصادی، نشانی کامل و کدپستی فروشنده و خریدار
  • مشخصات کالا یا خدمات ارائه شده، مقدار و مبلغ
  • مبلغ مالیات و عوارض ارزش افزوده
  • عدم الزام به درج مشخصات خریدار در صورت فروش به مصرف کننده نهایی

• فاکتور رسمی نوع دوم

این فاکتور رسمی صرفا در موارد استفاده از سامانه ثبت صندوق فروش و حافظه مالیاتی صادر می‌شود که حداقل شامل موارد زیر است:

• • شماره سریال ماشینی
  • تاریخ
  • اطلاعات هویتی شامل نام، نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی، نشانی کامل و کدپستی فروشنده
  • مشخصات کالا یا خدمات ارائه شده، مقدار و مبلغ
  • مبلغ مالیات و عوارض ارزش افزوده

• فاکتور رسمی نوع سوم (فاکتور رسمی الکترونیکی)

این نوع صورتحساب که به مراتب کمتر شناخته شده است، باید شامل حداقل اطلاعات صورتحساب نوع اول باشد. این صورتحساب از طریق سامانه ثبت برخط معاملات صادر و دارای کد رهگیری سازمان امور مالیاتی کشور است. الزامات صدور صورتحساب نوع سوم طی بخشنامه 41/96/200 مورخ 20/3/1396 ابلاغ شده است.

الزامات صدور فاکتور رسمی

صدور و نوشتن فاکتور رسمی برای خریداران تمامی کسب و کارهای بزرگ و کوچک که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده هستند، اجباری است. در اصل تفاوتی ندارد که مخاطب کالا اشخاص حقیقی یا بنگاه‌های اقتصادی باشند و یا حتی محصول و خدمات شرکت مبلغ کم یا زیاد داشته باشد؛ در هر صورت اگر فرد یا شرکتی مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده باشد، باید فاکتور رسمی ارائه دهد. درنتیجه عدم ارائه فاکتور رسمی، جرم بوده و مطابق قانون با فروشنده رفتار می‌شود.

نحوه |تشخیص| فاکتور صوری از فاکتور اصلی

برای تشخیص فاکتور رسمی از فاکتور غیررسمی، می‌توانید به موارد زیر توجه کنید:

• سربرگ و آدرس شرکت

فاکتور رسمی معمولا دارای سربرگ شرکت با اطلاعات مشخصی مانند نام شرکت، آدرس، شماره تماس، و شماره ثبت است. این اطلاعات را بررسی کنید.

• اطلاعات مشتری و تاریخ

فاکتور رسمی شامل اطلاعات کامل مشتری مانند نام و آدرس مشتری و تاریخ صدور دارد. همچنین شامل شماره ملی و کد اقتصادی می‌باشد که می‌توانید رهگیری کنید.

• شماره فاکتور

فاکتور رسمی دارای شماره فاکتور یکتا است که به عنوان ردیابی تراکنش‌ها استفاده می‌شود.

• اطلاعات تراکنش

فاکتور رسمی جزئیات کامل تراکنش را شامل می‌شود، از جمله توضیحات دقیق کالا یا خدمات، تعداد، قیمت واحد، مجموع، مالیات، و مبلغ کل.

• مهر یا امضای شرکت

فاکتور رسمی معمولا نیاز به مهر یا امضای شرکت دارد تا تصدیق شود که اطلاعات و محتوای فاکتور صحیح است.

صدور فاکتور رسمی با |نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا|

با استفاده از نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا، می‌توانید فاکتور رسمی صادر کنید و فاکتور مربوطه را به سامانه مودیان ارسال کنید. صدور فاکتور در نرم‌افزار حسابداری ابری لاندا، بسیار ساده بود و با کمترین زمان ممکن، می‌توانید فاکتورهای خود را صادر کنید. همچنین ارسال فاکتورها به سامانه مودیان با استفاده از نرم‌افزار لاندا، بدون هیچ محدودیتی در هر 3 پلن لاندا موجود است.

ثبت‌نام در نرم‌افزار حسابداری ابری لاندا

نرم‌افزار حسابداری ابری لاندا، نسل جدید نرم‌افزارهای حسابداری بر بستر ابر است که ثبت‌نام و استفاده از این نرم‌افزار ابری، به مدت 15 روز رایگان است. برای ثبت‌نام در سامانه لاندا، کافیست از طریق لینک زیر، اقدام نمایید:

ثبت نام در لاندا

منبع: حسابداری آنلاین لاندا